Document vivant — Licence CC-BY-SA 4.0 — Dépôt Codeberg

Ce guide présente une méthodologie complète de migration individuelle et institutionnelle depuis Microsoft Office 365 vers des logiciels libres et des formats ouverts. Il est mis à jour en continu par ses contributeurs.

1. Cadre légal
2. Les formats ouverts : priorité absolue
3. Tableau de correspondance fonctionnelle
4. Migration individuelle
5. Migration institutionnelle
6. Retours d'expérience
7. Qui peut aider
8. Contribuer

Le format OpenDocument (ODF) est une norme internationale publiée sous la référence ISO/IEC 26300:2006 le 30 novembre 2006, après un vote unanime à l'ISO. Utiliser le format .docx comme format interne dans une administration revient à utiliser un format propriétaire là où une norme ISO gratuite et libre de droits est disponible.

La Belgique a annoncé dès 2006 l'adoption des formats ouverts pour ses administrations fédérales (engagement FEDICT, puis cadre BOSA). Cet engagement n'a jamais été appliqué rigoureusement. L'argument légal demeure pourtant disponible : toute institution qui migre vers ODF se met en conformité avec des engagements de l'État belge vieux de vingt ans.

Le Référentiel Général d'Interopérabilité (RGI) a force d'obligation par voie d'ordonnance. Sa règle 0027 stipule :

Il est INTERDIT de faire une migration depuis le format bureautique couramment utilisé par une organisation vers un format autre que le format ouvert OpenDocument.

La loi pour une République numérique (n° 2016-1321, article 16) impose aux administrations de veiller à la maîtrise, la pérennité et l'indépendance de leurs systèmes d'information.

Le Socle Interministériel de Logiciels Libres (SILL, https://code.gouv.fr/sill) référence en 2025 plus de 530 logiciels libres recommandés pour les administrations, établi sur la base de l'article 16 précité. Tout logiciel qui y figure bénéficie d'une légitimité institutionnelle explicite.

En mars 2026, l'IT-Planungsrat (conseil de planification IT fédéral et des Länder) a intégré ODF et PDF/UA comme seuls formats de documents obligatoires dans le Deutschland-Stack, pour toutes les administrations publiques allemandes à tous les échelons. Le format OOXML de Microsoft est explicitement exclu. Mise en œuvre : 2028.

Source officielle : https://www.it-planungsrat.de/beschluss/b-2026-03-it

• Cadre Européen d'Interopérabilité (CEI) : définit les critères d'un standard ouvert. Le format OOXML Transitional de Microsoft ne les satisfait pas tous.
• CEPD, 2024 : l'usage de Microsoft 365 par la Commission européenne viole la législation sur la protection des données.
• Règlement sur l'Europe interopérable (2023) : incite à l'usage de logiciels ouverts dans les administrations.

Risque de coupure de service. En février 2025, Microsoft a supprimé le compte email du procureur de la CPI sous pression américaine (sanctions Cloud Act). Toute organisation dépendant d'un prestataire soumis au droit américain s'expose au même risque.

Dépendance économique. Selon l'étude Asterès/Cigref (2025), 80 à 83 % des dépenses européennes en logiciels et cloud professionnels vont à des entreprises américaines (plus de 260 milliards d'euros/an). Microsoft annonce des hausses tarifaires de 8 à 33 % pour 2026.

Le format est plus important que le logiciel. Un fichier .odt appartient à la norme ISO/IEC 26300. Un fichier .docx appartient à Microsoft. La migration doit standardiser sur ODF avant ou en même temps que le choix des logiciels.

LaTeX est le format source universel, quelle que soit la destination :

• Dans LibreOffice : extension TexMaths — saisie en syntaxe LaTeX, insertion comme objet SVG avec code source conservé.
• Sur les sites web : MathJax ou KaTeX — rendu vectoriel dans le navigateur, sans image. Intégration native dans Hugo, Jekyll, DokuWiki, Moodle.
• Dans les cours PDF : LaTeX natif avec amsmath, TikZ, Asymptote.
• Dans Moodle : MathJax supporté nativement.
• Dans DokuWiki : plugin MathJax disponible.

• Documents vivants (modèles, formulaires, fichiers actifs) : convertir en ODT/ODS, vérifier la mise en page, corriger les macros.
• Archives figées : laisser en place ou convertir en PDF/A. Ne pas convertir massivement — inutile et risqué.
• Macros VBA : point dur — réécriture en Basic LibreOffice ou Python/UNO, après audit préalable.

Conversion par lots sur Debian/Linux :

# .docx vers .odt
libreoffice --headless --convert-to odt --outdir /destination/ /source/*.docx
 
# .xlsx vers .ods
libreoffice --headless --convert-to ods --outdir /destination/ /source/*.xlsx
 
# .odt vers PDF/A pour archivage
libreoffice --headless --convert-to pdf \
  --infilter="writer_pdf_Export" --outdir /archives/ /source/*.odt

Les logiciels marqués d'un astérisque (*) figurent au SILL français (https://code.gouv.fr/sill). En 2026, le SILL référence 649 logiciels libres recommandés pour les administrations publiques françaises.

Le Socle Interministériel de Logiciels Libres (https://code.gouv.fr/sill) est publié en données ouvertes par la mission logiciels libres de la DINUM. En 2026, il référence 649 logiciels libres recommandés pour les administrations publiques françaises, établi sur la base de l'article 16 de la loi pour une République numérique. Chaque logiciel y est référencé par un agent public volontaire attestant de son usage effectif dans un service public.

Bien qu'il soit un référentiel français, le SILL est utilisable par toute organisation francophone comme liste de référence légitimée pour tout appel d'offres.

• Installer LibreOffice et configurer le format d'enregistrement par défaut en ODF (menu Outils → Options → Chargement/Enregistrement → Général)
• Installer Thunderbird
• Installer Firefox
• Installer Joplin pour les notes

• Créer tous les nouveaux documents en ODT/ODS/ODP
• Envoyer les pièces jointes en PDF par défaut
• Convertir ses modèles personnels en ODT
• Ne plus utiliser Word ou Excel pour créer de nouveaux fichiers

• Ouvrir un compte Nextcloud chez un hébergeur européen (Infomaniak, Hetzner, ou auto-hébergement)
• Migrer ses fichiers OneDrive vers Nextcloud
• Configurer le client de synchronisation Nextcloud

• Configurer Thunderbird avec le compte existant (IMAP)
• Exporter les données Outlook (.pst) avec readpst, les importer dans Thunderbird
• Migrer agenda et contacts via CalDAV/CardDAV vers Nextcloud ou Baïkal

• Désinstaller les logiciels Microsoft si possible
• Ne pas laisser coexister les deux suites : c'est la source principale de régression

• Inventaire de tous les logiciels et fréquence d'usage réelle
• Identification et évaluation des macros VBA (nombre, complexité, criticité)
• Cartographie des échanges externes : avec qui, dans quel format, à quelle fréquence
• Identification des logiciels métiers sans équivalent libre immédiat
• Enquête auprès des utilisateurs sur leurs usages réels

• Délibération ou décision de direction actant ODF comme format par défaut, avec référence explicite aux obligations légales
• Nomination de référents migration par département
• Budget formation et accompagnement

• 5 à 10 % des postes, parmi les plus motivés et représentatifs
• Test de tous les cas d'usage identifiés à l'audit
• Conversion des modèles institutionnels en ODT/ODS
• Documentation des problèmes et solutions

• Former les cadres et directeurs en premier — l'exemplarité est décisive
• Former les référents internes (premier niveau de support)
• Formations courtes, ciblées sur les différences
• Supports de formation produits en ODF et PDF

• Vague par service, en commençant par les plus favorables
• Bureautique : ne pas laisser coexister LibreOffice et Office plus de deux mois
• Messagerie : basculement simultané de toute l'institution

La désinstallation des logiciels Microsoft est l'acte qui rend la migration irréversible. Elle doit être planifiée dès le départ. Les licences récupérées représentent un gain immédiat.

« LibreOffice ne lit pas bien mes fichiers Word »
La compatibilité est excellente en lecture. Les problèmes viennent des macros VBA et des mises en page complexes — qui posent aussi des problèmes entre versions de Word. La solution est de cesser de travailler en .docx et de passer à ODT.

« On ne peut pas envoyer des ODT à nos partenaires »
Les documents finalisés s'envoient en PDF. Pour les documents à modifier, ODT fonctionne dans LibreOffice, ONLYOFFICE, Google Docs et Word récent. La demande de .docx devient rarissime dès que la politique documentaire est claire.

« Il n'y a pas de support »
Il existe des prestataires locaux certifiés et une communauté mondiale active. La gendarmerie nationale française dispose de son propre support interne pour 70 000 postes depuis plus de vingt ans.

« On a essayé à Munich et ça a échoué »
Munich a réussi techniquement pendant dix ans et économisé 11,7 millions d'euros. L'échec de 2017 est dû à un changement de maire favorable à Microsoft et à une pression de lobbying documentée. Argument en faveur d'une volonté politique durable.

• EduCode — sensibilisation, formation, EducaLibre (ULB, juillet 2026)
• FOSDEM — expertise technique mondiale, Bruxelles chaque février
• Belnet — infrastructure réseau académique
• Open Forum Europe — plaidoyer institutionnel européen

• April — plaidoyer, ressources juridiques et techniques
• ADULLACT — mutualisation, modèles ODF pour collectivités
• Framasoft — hébergement éthique, outils en ligne
• Algoo — migration de parcs Linux, Tracim
• CNFPT — formation agents des collectivités

• FSFE — plaidoyer, « Public Money, Public Code »
• The Document Foundation — LibreOffice, wiki des migrations
• ODF Alliance — plaidoyer pour ODF

• https://code.gouv.fr/sill — SILL, logiciels libres pour administrations françaises
• https://wiki.documentfoundation.org/LibreOffice_Migrations — catalogue mondial des migrations
• https://librealire.org — transcriptions francophones de conférences
• https://noalyss.eu — serveur de comptabilité libre (Belgique et France)
• https://it-planungsrat.de — décisions du conseil IT allemand
• https://comptoiropensource.org — ressources et conseil en transition

Ce guide est un document vivant maintenu en plusieurs formats synchronisés :

• Source LaTeX (maître) : https://codeberg.org/EduCode/guide-migration-libre
• Wiki DokuWiki : https://educode.be/wiki/migration-libre
• Site Hugo : https://educalibre.eu

Les contributions sont bienvenues : retours d'expérience documentés, mises à jour légales, nouveaux logiciels, traductions (NL, EN, DE).

Licence : CC-BY-SA 4.0 — redistribution libre sous les mêmes conditions, avec citation de la source.

Le coût apparent des licences est souvent sous-estimé. Il faut y ajouter :

• Formations à chaque nouvelle version (l'interface change tous les 2-3 ans)
• Migrations forcées quand Microsoft met fin au support (Windows 10 en oct. 2025, Office 2024 fin 2029)
• Coûts de mise en conformité RGPD (transferts hors UE, Cloud Act)
• Hausses tarifaires annoncées (8 à 33 % selon les configurations pour 2026)
• Coût de sortie (vendor lock-in) : convertir les données, reformater les modèles

Économies récurrentes : Microsoft 365 Business Standard coûte ~12,50 €/user/mois (2025), soit 15 000 €/an pour 100 agents. Hausse annoncée pour 2026 : jusqu'à 20 000 €/an.

Retour sur investissement type : 6 à 18 mois.

• Peur de l'incompétence → formations ciblées sur les différences, pas les similitudes
• Attachement aux habitudes → ne pas tout changer en même temps
• Méfiance envers le libre → citer les exemples institutionnels (gendarmerie, Schleswig-Holstein)
• Pression des partenaires → LibreOffice lit et écrit .docx ; les finalisés s'envoient en PDF

1. Ambassadeurs internes : 1-2 personnes volontaires par département, formées en premier, premier niveau de support
2. Former les cadres en premier : l'exemplarité est décisive
3. Communication permanente : raisons, calendrier, ressources, succès au fur et à mesure
4. Documentation interne : guide de démarrage rapide en ODT/PDF, FAQ mise à jour, modèles ODT/ODS prêts à l'emploi

Texte type à adapter et adopter formellement :

Tout document produit par [l'institution] est sauvegardé par défaut au format ODF (ODT, ODS, ODP), conformément à la norme ISO/IEC 26300 et aux engagements de l'État en matière d'interopérabilité. Les échanges avec les partenaires extérieurs se font en PDF/A pour les documents finalisés. Les formats propriétaires (.docx, .xlsx, .pptx) ne sont produits que sur demande explicite et documentée d'un destinataire ne pouvant ouvrir ni les formats ODF ni le PDF.

Elk document dat door [de instelling] wordt geproduceerd, wordt standaard opgeslagen in ODF-formaat (ODT, ODS, ODP), conform de norm ISO/IEC 26300 en de verbintenissen van de overheid inzake interoperabiliteit. De uitwisseling met externe partners gebeurt in PDF/A voor afgewerkte documenten. Eigendomsformaten (.docx, .xlsx, .pptx) worden enkel geproduceerd op uitdrukkelijk en gedocumenteerd verzoek van een bestemmeling die noch ODF noch PDF kan openen.

All documents produced by [the institution] are saved by default in ODF format (ODT, ODS, ODP), in accordance with ISO/IEC 26300 and the interoperability commitments of the government. Exchanges with external partners are conducted in PDF/A for finalised documents. Proprietary formats (.docx, .xlsx, .pptx) are only produced upon explicit and documented request from a recipient unable to open either ODF or PDF.

Alle von [der Institution] erstellten Dokumente werden standardmäßig im ODF-Format gespeichert (ODT, ODS, ODP), gemäß der Norm ISO/IEC 26300 und den Interoperabilitätsverpflichtungen der Verwaltung. Der Austausch mit externen Partnern erfolgt für abgeschlossene Dokumente in PDF/A. Proprietäre Formate (.docx, .xlsx, .pptx) werden nur auf ausdrücklichen und dokumentierten Antrag eines Empfängers erstellt, der weder ODF noch PDF öffnen kann.

Critères d'évaluation recommandés :

Noalyss (ex-PhpCompta, depuis 2002, GNU GPL v2) couvre l'ensemble des besoins comptables légaux pour la Belgique et la France :

• Plan comptable belge (PCMN) et français intégrés
• Déclaration TVA belge (PDF + XML Intervat)
• Listing assujetti TVA et listing Intracomm
• Comptabilité analytique
• Génération de documents en format ODF (LibreOffice) sur base de modèles
• Export CSV et FEC (Fichier des Écritures Comptables, obligatoire en France)
• Module gestion de classes et inscription d'élèves
• Développé exclusivement avec des outils libres (Linux, PHP, PostgreSQL, Apache)

Documentation : https://wiki.noalyss.eu — Code source : https://gitlab.com/noalyss

QGIS (au SILL français) remplace ArcGIS pour la quasi-totalité des usages cartographiques administratifs. Formats ouverts supportés : GeoJSON, GeoPackage. Communauté francophone : https://www.qgis.fr

Scribus remplace InDesign pour la mise en page professionnelle. Pour les documents techniques et mathématiques, LaTeX + TikZ sont supérieurs à tout logiciel PAO propriétaire.

Codeberg (basé sur Gitea) remplace GitHub/Azure DevOps pour les projets libres. GitLab CE pour les grandes structures avec auto-hébergement.

Stratégie recommandée :

1. Maintenir le logiciel propriétaire dans une machine virtuelle QEMU/KVM
2. Migrer tout le reste vers le libre
3. Exiger que le logiciel propriétaire exporte en formats ouverts (CSV, XML)

Un projet de migration doit impliquer les deux catégories dès la phase d'audit. Un projet conduit uniquement par la DSI sans représentation des métiers est une source majeure d'échec.

Règle d'or : 1 à 2 ambassadeurs volontaires par service, formés en premier, deviennent le premier niveau de support de proximité. Leur témoignage positif vaut plus que tout discours de la hiérarchie.

R = Responsable, A = Approbateur, C = Consulté, I = Informé

Règle critique : Ne jamais laisser coexister LibreOffice et Office sur les mêmes postes plus de 6 semaines. Pour la messagerie : basculement simultané de toute l'institution, pas de coexistence possible.

1. [ ] Inventaire de tous les logiciels (FusionInventory ou OCS)
2. [ ] Audit de toutes les macros VBA (classées par criticité)
3. [ ] Enquête utilisateurs via LimeSurvey
4. [ ] Cartographie des échanges externes
5. [ ] Inventaire de tous les modèles de documents
6. [ ] Rapport d'audit rédigé et validé

1. [ ] Pile logicielle cible choisie et documentée
2. [ ] Politique documentaire ODF rédigée et validée
3. [ ] Ambassadeurs identifiés et recrutés
4. [ ] Projet OpenProject créé, work packages importés
5. [ ] Grist configuré avec les cinq tables
6. [ ] Décision formelle actée par la direction

1. [ ] LibreOffice déployé sur 5-10% des postes
2. [ ] Format ODF configuré par défaut
3. [ ] Formation des ambassadeurs réalisée
4. [ ] Tous les modèles convertis en ODT/ODS/ODP
5. [ ] Macros critiques migrées et testées
6. [ ] Bilan pilote rédigé — go/no-go

1. [ ] Vague 1 déployée — services favorables
2. [ ] LibreOffice et Office non coexistants
3. [ ] Vague 2 déployée — reste institution
4. [ ] Serveur messagerie configuré et testé
5. [ ] Sauvegarde complète la veille de la bascule messagerie
6. [ ] Bascule messagerie réalisée — simultanée

1. [ ] Microsoft Office désinstallé sur tous les postes
2. [ ] Licences Microsoft résiliées
3. [ ] Support intensif assuré pendant 2 mois
4. [ ] Enquête de satisfaction réalisée (LimeSurvey) à 3 mois
5. [ ] Bilan financier documenté
6. [ ] Retour d'expérience publié sous CC-BY-SA
7. [ ] Clôture officielle devant la direction

OpenProject (au SILL, auto-hébergeable sur Debian) gère le projet avec diagramme de Gantt, dépendances entre tâches, suivi des jalons, gestion des membres et wiki intégré.

Le fichier data/openproject-import.csv fourni avec ce guide contient :

• Toutes les tâches du projet avec types, dates, responsables et descriptions détaillées
• Les phases comme work packages parents
• Les jalons critiques (Milestone)
• Le registre des risques

Import : Work packages > Import CSV > Mapper les colonnes > Vérifier les relations parent/enfant.

Grist (au SILL, auto-hébergeable) est un tableur collaboratif relationnel. Il remplace les tableurs de suivi Excel/LibreOffice avec des capacités de visualisation et de partage.

Le fichier data/grist-projet-migration.csv contient cinq tables :

• TACHES_PROJET — toutes les tâches avec statut et dépendances
• ACTEURS — membres de l'équipe avec rôles et compétences
• LOGICIELS_CIBLES — solutions retenues avec statut de décision
• KPI_SUIVI — 12 indicateurs avec valeurs cibles et seuils d'alerte
• RISQUES — registre des risques avec probabilité, impact, score
• BUDGET_SUIVI — suivi budgétaire prévu vs réalisé

Vues à créer dans Grist :

1. Tableau de bord : tâches en cours + KPI avec code couleur
2. Planning : vue calendrier des jalons
3. KPI mensuels : avec statut automatique (Atteint / En cours / Alerte)
4. Budget : prévu vs réalisé avec calcul ROI
5. Risques : triés par score décroissant